3 Regelingen in het kort

De examencommissie is het orgaan binnen Hogeschool Viaa dat de kwaliteit van toetsing en examinering borgt. Binnen de examencommissie zijn verschillende subcommissies actief. Als student heb je vooral te maken met de zogenaamde ‘kamer OER’ (OER staat voor ‘onderwijs- en examenregeling’). Dit moet je zo zien: wanneer jij bij de examencommissie bijvoorbeeld een verzoek tot vrijstelling indient, dan zal dit besproken worden binnen de kamer OER.

De examencommissie is ook verantwoordelijk voor het vaststellen van diploma's (propedeutisch en afsluitend). Zie paragraaf 1.18

De examencommissie is daarnaast verantwoordelijk voor een goede gang van zaken omtrent toetsen en examens. Zowel de student als het instituut moet zich houden aan roosters en regelingen omtrent toetsen en examens. Van deze roosters en regelingen kun je slechts afwijken nadat je een beargumenteerde aanvraag hebt ingediend bij de examencommissie en deze jou toestemming heeft verleend.

Kortom, heb je een verzoek met betrekking tot vrijstellingen, extra toetskansen, of speciale voorzieningen, dan kun je terecht bij de examencommissie. Ook wanneer je bijzondere omstandigheden onder de aandacht wilt brengen bij een bindend studieadvies, ben je bij de examencommissie aan het juiste adres. Tenslotte kun je onverhoopt met de examencommissie te maken krijgen wanneer er sprake is van verdenking van fraude.

Je kunt alle info over de examencommissie vinden op OnderwijsOnline: Examencommissie op OO. Je vindt daar onder meer de wijze waarop je verzoeken kunt indienen en de vergaderdata (waarop je propedeuse of diploma vastgesteld kan worden).

Bij het afnemen van tentamens of deeltentamens moet aan de regels gesteld in de volgende leden worden voldaan:

1. De toetsen beginnen op de tijden die volgens het toetsrooster zijn gereserveerd, tenzij dit vanwege (technische)
problemen niet mogelijk is. De gemiste tijd zal aan de geplande eindtijd worden toegevoegd.
2. De student dient 10 minuten voor aanvang van het tentamen in het lokaal aanwezig te zijn ten behoeve van registratie
door de surveillant.
3. Op het tentamenrooster wordt de aanvangstijd en de locatie van het tentamen vermeld. De surveillant ziet erop toe
dat het tentamen niet eerder of later begint dan de aangegeven aanvangstijd.
4. 15 minuten na aanvang van het tentamen is er nog eenmaal gelegenheid voor laatkomers om het lokaal te betreden,
tenzij de aard van de toets dit niet toelaat. Dit wordt dan aangegeven in de informatie over het tentamen op OnderwijsOnline. Pas na registratie door de surveillant is het de laatkomer toegestaan te beginnen met het maken van het tentamen.
5. De student is verplicht de studentenpas óf een maximaal één (1) jaar verlopen legitimatiebewijs mee te nemen en
zichtbaar op tafel neer te leggen. Zonder één van deze legitimatiebewijzen mag een student niet deelnemen aan het
tentamen.
6. De aanwijzingen van de examinator en surveillant moeten worden opgevolgd.
7. De student mag slechts het benodigde schrijfgerei meenemen in het toetslokaal.
8. Het bij zich dragen van mobiele communicatiemiddelen, foto- of filmapparatuur of andersoortige opslagmedia is niet
toegestaan. Ook het dragen van een horloge is niet toegestaan, om misverstanden rondom het gebruik van smart
watches te voorkomen. Een mobiele telefoon is alleen toegestaan indien dit nodig is voor aanmelding bij de toets.
Daarna wordt de telefoon buiten het zicht gelegd.
9. Het gebruik van andere hulpmiddelen dan schrijfgerei en het ter plekke uitgereikte materiaal is uitsluitend toegestaan
als dit uitdrukkelijk is aangegeven.
10. De student vermeldt duidelijk op zijn tentamenformulier zijn voornaam, achternaam, zijn volledige groepsnaam en,
indien van toepassing, de naam van de docent. In geval van een multiple choice tentamen noteert de student welke
versie van het tentamen het betreft.
11. Bij zogenaamde open-boek-tentamens mag slechts de opgegeven literatuur meegenomen worden. De student draagt
er zorg voor dat in het materiaal geen aantekeningen voorkomen.
12. In het lokaal mag niet worden gesproken of gegeten. Het is de student tevens niet toegestaan de orde in het
toetslokaal op enigerlei wijze te verstoren.
13. De surveillant heeft de bevoegdheid de student die zich aan verstoring van de orde schuldig maakt, te gelasten het
toetslokaal te verlaten. De student is gehouden aan de aanwijzing van de surveillant onverwijld gehoor te geven.
14. Studenten die, op welke wijze ook, contact zoeken of hebben met medestudenten of hun werk, of anderszins zich
gedragen op een wijze die als (een poging tot) fraude kan worden aangemerkt, wordt kenbaar gemaakt dat er een
vermoeden van fraude is jegens hen. Zij mogen de toets wel verder afmaken, om de mogelijkheid tot een beoordeling
te behouden. Deze mogelijkheid is afhankelijk van het fraudeonderzoek dat wordt ingesteld door de
examencommissie.
15. De surveillant maakt zijn concrete waarneming van de gedragingen bedoeld in lid 14 aan de student bekend. De
surveillant maakt hiervan aantekening op het protocol. Deze aantekening zal leiden tot een bericht richting de
examencommissie dat er een vermoeden van fraude is, overeenkomstig art 6.1 lid 3 OER.
16. De waarneming van de surveillant is leidend voor de te maken aantekeningen.
17. De surveillant is voor studenten niet aanspreekbaar op diens waarneming. Eventuele bezwaren kunnen in de
onderzoeksfase bij de examencommissie kenbaar gemaakt worden.
18. De waarneming van de surveillant heeft als gevolg dat het cijfer op het betreffende tentamen nog niet kan worden
ingevoerd, in afwachting van de bevindingen van de examencommissie.
19. Als de student tijdens dezelfde zitting een ander tentamen heeft gemaakt of nog moet maken, mag de student dit wel
ter beoordeling inleveren.
20. Een mogelijk frauduleuze handeling wordt direct gemeld bij de examencommissie. De examencommissie doet nader
onderzoek naar de melding als beschreven in het fraudeprotocol in hoofdstuk 6 van deze OER.
21. De examinator en de surveillant zijn bevoegd passende maatregelen te nemen indien de orde en rust wordt verstoord.
22. Bij inlevering van het werk dient door de surveillant op de presentielijst te worden aangetekend dat het werk is
ingeleverd.
23. Op het tentamen staat aangegeven hoeveel tijd maximaal aan het tentamen mag worden besteed. Het is niet
toegestaan deze tijd te overschrijden. Voor studenten met een fysieke of zintuiglijke beperking of studenten die in het
bezit zijn van een dyslexie- of dyscalculieverklaring of studenten met een taalachterstand kan hiervoor een
uitzondering worden gemaakt na schriftelijke toestemming van de examencommissie.
24. Het is niet toegestaan om gedurende de eerste 30 minuten het lokaal te verlaten.
25. Studenten die tijdens de toets het lokaal verlaten, worden geacht de toets te hebben beëindigd.
26. Slechts in zeer bijzondere gevallen kan de surveillant toestemming verlenen om tijdelijk het lokaal te verlaten. Deze
toestemming kan alleen verleend worden als er maatregelen getroffen zijn die fraude uitsluiten.
27. Het is niet toegestaan de laatste 15 minuten het lokaal te verlaten.
28. Aan studenten met een functiebeperking kan de examencommissie een verlenging van de standaardduur van de
toetsing en/of het gebruik van hulpmiddelen toestaan, naast de bevoegdheid bepaald in artikel 5.2 voor studenten met
een functiebeperking de toetsvorm nog verder aan te passen aan de mogelijkheden van de betrokken student.
29. In geval van calamiteiten kan de academiedirecteur besluiten dat er een nieuw toetsmoment wordt ingepland.
30. Na het beëindigen van een tentamen op papier levert de student persoonlijk zijn toets (opgaven en uitwerkingen) in bij
de surveillant. Bij een digitaal tentamen is de student zelf verantwoordelijk voor het goed afsluiten van het tentamen,
met behulp van de gegeven instructies.
31. Surveillanten leveren direct na afloop van de toetsing de documenten in bij de aangewezen functionaris.
32. Surveillanten verrichten hun werkzaamheden met inachtneming van de van toepassing zijnde regeling.
33. Het is de student niet toegestaan tijdens de toetszitting inhoudelijke inlichtingen te vragen over de toets.
34. Eventuele aanvullende regels bij afname van toetsen worden door de opleiding per e-mail of bij monde van de
surveillant gecommuniceerd.
35. Rust- en ordeverstoringen tijdens het tentamen kunnen worden gemeld bij de examencommissie in zijn hoedanigheid
van bewaker van de kwaliteit van toetsing.

Wanneer je door ziekte of zwaarwegende omstandigheden niet bij een tentamen aanwezig kunt zijn, dien je dit, voorafgaand aan het tentamen, telefonisch te melden bij de telefoniste van de school. De telefoniste meldt dit feit bij de coördinator.
Indien je de eerste kans mist, kun je deelnemen aan de herkansing. Indien je de tweede kans vervolgens niet haalt, kun je een schriftelijke aanvraag bij de examencommissie indienen om een extra kans te krijgen. De examencommissie beoordeelt elke aanvraag afzonderlijk, extra kansen worden nooit automatisch verleend.
Voor het herkansen van een stagetoets geldt een speciale regeling. Een onvoldoende stage mag twee keer herkanst worden. Dat zal over het algemeen in een volgend studiejaar gebeuren. Als je na drie keer een stagetoets nog niet hebt gehaald, dan kun je niet meer herkansen. In de praktijk betekent dat je je niet meer kunt inschrijven voor de opleiding conform artikel 3.8 van het Algemene deel van het Studentenstatuut.

Herkansingen van toetsen (dus ook gesprekken en verslagen) kun je doen op de momenten dat de toets weer aangeboden wordt volgens het tentamenjaaroverzicht. Een toets uit blok 3 kun je dus weer herkansen in blok 3 en daarna in blok 4. Als jouw studievoortgang vertraging oploopt door de toetsplanning, dan kan de opleiding jou toestaan om toetsen te vervroegen. In de inschrijfweken krijg je daar info over. Werkplekleren en opdrachttoetsen kunnen in elk blok worden herkanst.